Privacy statement campagne ‘Kies een club’

Versie: augustus 2023.

If your prefer the English language, we recommend to use the translation tool of your brower or use Google Translate.

Deze tekst is bedoeld voor gezinnen die met ons contact opnemen voor onze campagne ‘Kies een club’. Het doel van deze campagne is dat wij willen dat zoveel mogelijk kinderen en jongeren bij aanvang van het nieuwe sport- en cultuurseizoen de kans krijgen lid te worden van een club. Hiervoor is het nodig dat wij persoonsgegevens opvragen van die gezinnen.

Bij het gebruiken van die persoonsgegevens houden wij ons aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“Privacywet”) daaraan stelt.

Maar wie zijn wij eigenlijk? Wij zijn Stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland (landelijke stichting). Wij werken samen met een stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur bij jullie in de buurt (lokale stichting) om zoveel mogelijk kinderen te kunnen helpen. Naam en contactgegevens van alle lokale stichtingen kunnen worden gevonden op jeugdfondssportencultuur.nl/mijn-fonds. De landelijke stichting én de lokale stichtingen hebben toegang tot de gegevens van de gezinnen. Wij (de landelijke stichting en de lokale stichtingen) zijn er samen verantwoordelijk voor om de wetten en regels na te leven die gaan over de bescherming van jullie gegevens (zoals de Privacywet). Onderling hebben wij de verantwoordelijkheden wel verdeeld. Wil je weten wie precies waar verantwoordelijk voor is, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die zijn te vinden onderaan dit bericht.

Om welke gegevens gaat het, waarom hebben wij die nodig en mag dat wel?

Voor de aanmelding voor ‘Kies een club’ moeten verschillende stappen worden genomen.

Het achterlaten van (contact)gegevens

Via de website www.kieseenclub.nl kunnen gezinnen hun (contact)gegevens achterlaten zodat wij contact met ze kunnen opnemen om te bekijken of wij ze kunnen helpen.

Welke gegevens? Wij vragen dan de volgende gegevens op:

• Geboortedatum;
• Postcode;
• Of er een aanvraag loopt bij het Jeugdfonds of andere organisatie.

Waarom? Deze gegevens hebben wij nodig om (I) te bepalen of we het gezin kunnen helpen, (II) te bepalen welke procedure er verder gevolgd moet worden om het gezin verder te helpen, en welke lokale stichting het gezin het beste kan helpen.

• E-mailadres

Waarom? Het e-mailadres hebben wij nodig om de ouders/verzorgers te informeren over de mogelijkheden om geholpen te worden door ons fonds.

Mag dat wel? Voor het opvragen van deze persoonsgegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang: wij hebben die persoonsgegevens nodig om zoveel mogelijk kinderen en jongeren de mogelijkheid te bieden om deel te nemen aan sportactiviteiten en/of aan culturele activiteiten.

Kunnen wij het gezin helpen?

Wanneer het gezin het vervolgformulier invult óf belt met 088-8800888, worden meer gegevens van het kind en/of ouder/verzorger gevraagd. Deze gegevens worden gebruikt om een inschatting te maken of het gezin kan worden geholpen.

Bij dit formulier en tijdens het gesprek wordt aangekondigd dat de gegevens gedeeld zullen worden met een intermediair. Dat doen wij op een veilige manier. Een intermediair kan zijn een persoon die bekend is met jou en/of je familie, zoals een leerkracht, buurtsportcoach, schuldhulpverlener of een grotere organisatie met wie wij samenwerken, zoals een wijkbureau of Stichting Leergeld of Stichting samen is niet Alleen.

De intermediair neemt contact met het gezin om te kijken of het gezin geholpen kan worden door het Jeugdfonds en/of samen de aanmelding te verzorgen voor de ondersteuning van ons fonds. Dat gaat via onze normale aanvraagprocedure. Daarvoor hebben wij een apart privacystatement opgesteld, zie: https://jeugdfondssportencultuur.nl/privacystatement-kinderen-ouders-verzorgers/.

Welke gegevens? De volgende gegevens zullen worden uitgevraagd:

• voornaam, tussenvoegsel en achternaam ouder;
• voornaam, tussenvoegsel en achternaam kind;
• geboortedatum kind;
• adres, postcode en woonplaats gezin;
• e-mailadres ouder/verzorger;
• telefoonnummer ouder/verzorger;
• gegevens over de financiële situatie van het gezin;
• deelname aan speciale regeling of al lopende aanvraag gezin (bijv. bij het Jeugdfonds, Leergeld, stadspas of andere regeling);
• informatie over de sport- of cultuuractiviteit van het kind;
• naam + plaatsnaam school kind.

Waarom? Deze gegevens hebben wij nodig om een inschatting te maken of het kind door ons kan worden geholpen (en zo ja hoe), of dat we het kind naar een andere organisatie moeten verwijzen en om het gezin op de hoogte te houden van de status van het contactverzoek. Met deze gegevens ondersteunen we de intermediair verder bij het maken van een definitieve beoordeling en het doen van een aanvraag.

Mag dat wel? Voor het opvragen van deze persoonsgegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang: wij hebben die persoonsgegevens nodig om zoveel mogelijk kinderen de mogelijkheid te bieden om deel te nemen aan sportactiviteiten en/of aan culturele activiteiten.

Waarvoor wij de gegevens ook gebruiken

Wij willen graag monitoren of de gezinnen die wij bereiken met ‘Kies een club’ ook daadwerkelijk geholpen worden. Daarom bewaren wij de hieronder aangegeven gegevens gedurende 4 maanden (vanaf het eerste contact moment) om aan het eind van de campagne te kunnen kijken hoeveel gezinnen wij hebben kunnen helpen en hoe we ouders eventueel nog beter kunnen bereiken. Daarna verwijderen wij deze gegevens integraal.

Welke gegevens? De postcode en de geboortedatum ingevuld op kieseenclub.nl.

Waarom? Om de campagne die wij voeren om gezinnen te bereiken te verbeteren.

Mag dat wel? Wij vermelden bij het invullen van de gegevens dat wij deze gegevens tijdelijk opslaan en waarom. Voor het opvragen en tijdelijk bewaren van deze persoonsgegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang: wij dienen te monitoren of we onze doelstelling om kinderen de mogelijkheid te bieden om deel te nemen aan een sport- of culturele activiteit, op een effectieve en doeltreffende wijze bereiken door middel van deze campagne Kies een club. Deze monitoring geeft ons die benodigde inzicht waardoor we onze doelstelling op een succesvolle manier kunnen verbeteren en blijven bereiken.

De bewaartermijn

Om alle gezinnen die met ons contact op nemen goed te helpen en hun aanvragen voor steun goed te kunnen verwerken, bewaren wij de gegevens 4 maanden vanaf het eerste contact moment. Dat geeft ons gelijk de kans om de werkwijze in het kader van dit project (die nieuw voor ons is) te evalueren.

Voor meer informatie over de bewaartermijn kan contact worden opgenomen met info@jeugdfondssportencultuur.nl.

Aan wie verstrekken wij de persoonsgegevens?

Wij verstrekken de persoonsgegevens uitsluitend aan personen die voor ons werkzaam zijn en derden voor zover noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden. Derden aan wie wij de persoonsgegevens in ieder geval verstrekken, zijn:

• Telecom Direct Almere (TDA): TDA helpt ons met de telefoontjes die we moeten plegen in het kader van dit project en levert ook het digitale systeem wat we nodig hebben om de gegevens op te slaan. Met TDA hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.
• (andere) IT-dienstverleners
• Intermediairs (dit hebben we hierboven al uitgelegd);
• Lokale Stichtingen (zie voor de rol van de lokale stichtingen de uitleg bovenaan dit stuk).

Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens tegen te gaan. Alleen personen die gelet op hun functie toegang nodig hebben kunnen bij je gegevens. Intermediairs hebben tot 4 maanden na het contactverzoek toegang tot deze gegevens.

Privacyrechten

De personen van wie wij persoonsgegevens verzamelen hebben op basis van de Privacywet een aantal rechten. Aan de uitoefening van deze rechten stelt de Privacywet voorwaarden. Deze voorwaarden zullen wij toepassen. Het kan dus zijn dat in een bepaald geval een verzoek tot uitoefening van een recht niet door ons wordt geaccepteerd.

Het gaat om de volgende rechten:

• het recht op inzage van zijn/haar persoonsgegevens;
• het recht op verbetering of verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens;
• het recht op beperking van de hem/haar betreffende verwerking van persoonsgegevens;
  Dit betreft, kort gezegd, een tijdelijk slot op de persoonsgegevens totdat een bezwaar of probleem is opgelost.
• het recht om tegen de verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang bezwaar te maken met als doel deze te stoppen;
  Wanneer een persoon bij een bepaalde verwerking van persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang zegt nee dat wil ik niet, dan stoppen wij – uitzonderingen daargelaten – die verwerking van persoonsgegevens.
• het recht op gegevensoverdraagbaarheid; en
  Dit betreft, kort gezegd, het recht om bepaalde persoonsgegevens op te vragen en (eventueel) over te dragen aan een derde.
• het recht om een gegeven toestemming voor een verwerking van Persoonsgegevens in te trekken. De verwerking van persoonsgegevens voordat de toestemming wordt ingetrokken blijft dan wel rechtmatig;
  Indien wij uitdrukkelijke toestemming vragen op bepaalde persoonsgegevens te kunnen verwerken, kan deze toestemming ten alle tijde worden ingetrokken door een mail te sturen aan info@jeugdfondssportencultuur.nl.
• Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wat is de procedure die wordt gevolgd in geval van wijziging van dit privacystatement?

Dit privacy-statement kan van tijd tot tijd wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het meest actuele privacy-statement kan altijd op deze pagina worden gevonden. Indien het privacy-statement wordt gewijzigd en wij vinden dat dit grote gevolgen heeft voor de personen om wie het gaat, dan zullen wij dit zo goed als mogelijk aan die personen laten weten.

De contactgegevens van Stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland

Voor vragen over dit privacy-statement en de uitoefening van de privacy-rechten kan contact worden opgenomen met:

Stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland (Hoofdkantoor)
Vliegtuigstraat 6F
1059 CL Amsterdam
020-6957848
info@jeugfondssportencultuur.nl