PRIVACYVERKLARING PERSOONSGEGEVENS INTERMEDIAIR

Versie: april 2023.

Waarom deze privacyverklaring?

Wij (Stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland, landelijke stichting) verzamelen en verwerken (een technisch woord voor – simpel gezegd – ‘gebruiken’) de persoonsgegevens die de “Intermediair“ verstrekt bij zijn/haar aanmelding op de website van de stichting (“Persoonsgegevens“). Aangezien wij samenwerken met lokale stichtingen, verwerken ook die lokale stichtingen de Persoonsgegevens van de Intermediair. De naam en contactgegevens van de lokale stichtingen vind je op jeugdfondssportencultuur.nl/mijn-fonds. Wij en de lokale stichtingen (hierna gezamenlijk “JFSC”) zijn samen verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Wil je precies weten wie waar verantwoordelijk voor is, neem dan contact met de helpdesk van de landelijke stichting op. De contactgegevens vind je onderaan deze privacyverklaring.

In deze verklaring informeert JFSC de Intermediair over hoe JFSC omgaat met zijn/haar Persoonsgegevens.

Welke gegevens verzamelen en verwerken wij?

• Voornaam, achternaam, zakelijk e-mailadres, geslacht, telefoonnummer en functie;
• Naam en type organisatie waar de Intermediair werkzaam is.

Waarom verwerkt JFSC de Persoonsgegevens van de Intermediair?

JFSC verwerkt de Persoonsgegevens van de Intermediair (1) ter beoordeling van de betrouwbaarheid van de Intermediair, (2) ten behoeve van de correspondentie/het contact met de Intermediair, waarbij het gaat om contact/correspondentie in het kader het door de Intermediair doen van steunaanvragen alsmede door JFSC te versturen correspondentie ter ondersteuning van de doeleinden van JFSC, (3) om de Intermediair in staat te stellen aanvragen te doen voor steun van JFSC en (4) om de ouders/verzorgers van kinderen in staat te stellen om een intermediair bij hun in de buurt te vinden door het publiceren van Persoonsgegevens van de Intermediair op het internet.

Daarnaast verwerkt JFSC de Persoonsgegevens van de Intermediair ten behoeve van (5) het voldoen aan wettelijke (bewaar)verplichtingen en de verantwoording van de verkregen subsidies en (6) het bijhouden van een administratie.

Op basis van welke wettelijke grondslag verwerkt JFSC de Persoonsgegevens?

Door het akkoord gaan bij aanmelding met de voorwaarden van JFSC sluit de Intermediair met de landelijke stichting een overeenkomst op basis waarvan de Intermediair diensten verricht ten behoeve van JFSC. Bepaalde verwerkingen voor de doeleinden hierboven genoemd onder 2 en 3 zijn noodzakelijk ter uitvoering van die overeenkomst.

Daarnaast is het verwerken van de Persoonsgegevens van de Intermediair noodzakelijk ter behartiging van het gerechtvaardigd belang van JFSC. JFSC moet op de betrouwbaarheid en integriteit van de Intermediair kunnen vertrouwen en met de Intermediair kunnen communiceren om zijn doelstellingen (het helpen van zo veel mogelijk kinderen) te verwezenlijken. Ook verwerkt JFSC Persoonsgegevens van de Intermediair ten behoeve van intern beheer. De Intermediair heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van Persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang van JFSC. Meer informatie daarover, staat onderaan deze privacyverklaring.

Voor de publicatie van Persoonsgegevens van de Intermediair op het internet ten behoeve van zijn/haar vindbaarheid vraagt het JFSC voorafgaande toestemming. Deze toestemming kan door de Intermediair ten alle weer worden ingetrokken, waarbij de verwerkingen van persoonsgegevens tot het moment van intrekking wel rechtmatig blijven.

Hoe lang worden de Persoonsgegevens van de Intermediair bewaard?

De Persoonsgegevens worden door JFSC bewaard 10 jaar na afloop van de verantwoordingstermijn waarbinnen de aan ons toegekende subsidie wordt verkregen en waarbinnen voor het laatst een aanvraag is gedaan, vanwege de verplichtingen die voortvloeien uit de door JFSC verkregen subsidies en financieel administratieve (wettelijke) bewaarverplichtingen. Een verantwoordingstermijn duurt maximaal 4 jaar. Is de bewaartermijn afgelopen, dan zal JFSC de gegevens verwijderen.

Voor meer informatie over de bewaartermijn kan contact worden opgenomen met info@jeugdfondssportencultuur.nl.

Aan wie verstrekt JFSC de Persoonsgegevens?

JFSC deelt Persoonsgegevens met derden, voor zover dat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt.

Derden aan wie wij bepaalde Persoonsgegevens in ieder geval verstrekken, zijn:

• Wij verwerken de Persoonsgegevens van de Intermediair met het aanvraagsysteem van AFAS bedrijfssoftware.
• Voornaam, achternaam en zakelijk e-mailadres (gebruikersnaam) worden verstrekt aan Netsupport, de beheerder van de website samenvoorallekinderen.nl en de aanvraagportal van alliantie-organisatie Sam&. Dit om toegang voor de intermediair tot die portal te realiseren.
• Ook gebruiken wij voor onze informatieve mailings het systeem van Mailchimp.
  Daarvoor krijgt Mailchimp toegang tot bepaalde Persoonsgegevens. Mailchimp is gevestigd in de Verenigde Staten en verwerkt de persoonsgegevens buiten de Europese Unie op basis van een door de Europese Commissie goedgekeurd modelcontract. Meer informatie daarover kan worden gevonden via de volgende link: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.
• Daarnaast heeft ook onze accountant toegang tot jouw Persoonsgegevens teneinde onze financiële administratie te controleren.
• Ten slotte moeten Persoonsgegevens soms worden doorgegeven aan de overheid. Dit kan bijvoorbeeld zijn de Belastingdienst, ter uitvoering van een fiscale controle.
• In het kader van het project “Kies een club” en de koppeling van de intermediair met een gezin worden de persoonsgegevens van de intermediair verwerkt door Telecom Direct Almere B.V.
• Tevens ontvangen ouders/verzorgers die een aanvraag bij de Intermediair hebben gedaan de contactgegevens van de Intermediair tegen het einde van de periode van de aanvraag. Het gaat om de naam van de Intermediair en van de instantie waaraan de Intermediair verbonden is. Op deze manier is het voor ouders/verzorgers gemakkelijker om een aanvraag te kunnen doen voor een nieuwe periode.

Waarom zijn de Persoonsgegevens van de Intermediair veilig bij JFSC?

JFSC heeft de nodige maatregelen genomen om de Persoonsgegevens van de Intermediair te beveiligen. Zo zal JFSC de Persoonsgegevens van de Intermediair beschermen tegen mogelijke datalekken, die per ongeluk dan wel onrechtmatig plaatsvinden.

Wat zijn de rechten van de Intermediair?

De Intermediair kan enkele rechten uitoefenen ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens.
Dat zijn de volgende:

• het recht op inzage van zijn/haar Persoonsgegevens;
• het recht op verbetering of verwijdering van zijn/haar Persoonsgegevens;
• het recht op beperking van de hem/haar betreffende verwerking van Persoonsgegevens;
  Dit betreft, kort gezegd, een tijdelijk slot op de Persoonsgegevens totdat een bezwaar of probleem is opgelost.
• het recht om tegen de verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang bezwaar te maken teneinde deze te stoppen;
• het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
  Dit betreft, kort gezegd, het recht voor de Intermediair om bepaalde Persoonsgegevens op te vragen en (eventueel) over te dragen aan een derde.
• Het recht om een gegeven toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de verwerkingen van persoonsgegevens op grond van die toestemming die voor de intrekking hebben plaatsgevonden.
• het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien de Intermediair zich wil beroepen op één van de rechten, kan contact worden opgenomen met de helpdesk van Stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland via:

Telefoonnummer: 020 – 695 78 48
E-mailadres: info@jeugdfondssportencultuur.nl

Bij de beoordeling en verwerking van de uitoefening van deze rechten, past JFSC de geldende wettelijke voorwaarden toe.