WIJ GEBRUIKEN PERSOONSGEGEVENS

Privacystatement kinderen en ouder(s)/verzorger(s)

Versie: december 2022.

Hé!

Jij wil graag met hulp van ons op voetbal, muziekles, turnen, streetdance, judo, theaterles of een andere sportieve of creatieve activiteit. Om jouw aanvraag te beoordelen en je goed te kunnen helpen, vragen wij gegevens van jou en je ouder(s)/verzorger(s). Die hebben wij verkregen via een tussenpersoon die we intermediair noemen. Dat kan zijn een persoon die bekend is met jou en/of je familie, zoals een leerkracht, buurtsportcoach, schuldhulpverlener of een grotere organisatie met wie wij samenwerken, zoals Stichting Leergeld of Stichting samen is niet Alleen. Ook kan het zijn dat we jouw gegevens hebben verkregen via het platform Sam& (www.samenvoorallekinderen.nl) waarbij wij zijn aangesloten.

Maar, deze gegevens zijn eigenlijk privé. Wij willen jou en je ouder(s)/verzorger(s) goed informeren over wat wij allemaal doen met jullie gegevens.

Eerst nog even: wie zijn wij? Wij zijn Stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland (landelijke stichting). Wij werken samen met een stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur bij jullie in de buurt (lokale stichting) om zoveel mogelijk kinderen te kunnen helpen. Naam en contactgegevens van alle lokale stichtingen vind je op jeugdfondssportencultuur.nl/mijn-fonds. De landelijke stichting én de lokale stichtingen hebben toegang tot de gegevens van jou en je ouder(s)/verzorger(s). Wij (de landelijke stichting en de lokale stichtingen) zijn er samen verantwoordelijk voor om de wetten en regels na te leven die gaan over de bescherming van jullie gegevens. Onderling hebben wij de verantwoordelijkheden wel verdeeld. Wil je weten wie precies waar verantwoordelijk voor is, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die zijn te vinden onder “Welke rechten hebben jij en je ouders?”, onderaan dit bericht.

Deze informatie hebben wij voor het laatst gewijzigd op: 29 december 2022.

Welke gegevens en waarom hebben wij deze nodig (doeleinden)?

Nadat wij de gegevens van jullie hebben gekregen, moeten wij die vanwege financieel administratieve (wettelijke) bewaarverplichtingen soms nog bewaren.

Verder gebruiken wij bepaalde gegevens (zoals het geslacht) omdat wij het geld waarmee we jullie helpen moeten kunnen verantwoorden.

Daarnaast gebruiken wij soms enkele van jullie gegevens om vragen van jullie of de intermediairs te beantwoorden die gaan over de hulp die wij aan jullie geven.

Ten slotte komt het voor dat andere instanties, zoal gemeenten, vragen om gegevens van jullie om onderzoek te doen (bijvoorbeeld om te onderzoeken of het geld waarmee ze ons steunen ook goed terecht komt). Daar werken wij alleen aan mee, wanneer die partij ons de garantie geeft dat de gegevens uiteindelijk volledig geanonimiseerd worden.

Mogen we deze gegevens wel van jullie (op)vragen en bewaren?

Terechte vraag! Het antwoord is ja. Een deel van deze gegevens hebben wij nodig om een overeenkomst met jou uit te voeren: wij verplichten onszelf jou ten slotte iets te geven. Andere gegevens, zoals jouw geboortedatum en gegevens over het inkomen van jouw ouders, bewaren wij omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Zonder deze gegevens kunnen wij namelijk geen kinderen helpen en niet beoordelen of wij kinderen kunnen helpen, en dat willen wij nu juist zo graag. Ook kan het zijn dat wij de gegevens gebruiken omdat een andere partij (bijvoorbeeld de gemeente) daarbij een gerechtvaardigd belang heeft. Het gaat dan om een partij die de gegevens wil gebruiken voor onderzoek. Daarbij blijft jullie privacy voor ons wel het allerbelangrijkste.

Zijn jullie het er niet mee eens dat wij deze gegevens verzamelen en bewaren in het kader van een gerechtvaardigd belang dan kunnen jullie ons altijd vragen daarmee te stoppen (recht van bezwaar). Dit leggen we onderaan dit bericht nog eens uit.

Hoe lang bewaren we de gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens en die van je ouder(s)/verzorger(s) 10 jaar na afloop van de verantwoordingstermijn waarbinnen de aan ons toegekende subsidie wordt verkregen en waarbinnen de aanvraag is gedaan. Een verantwoordingstermijn duurt maximaal 4 jaar. Is deze bewaartermijn afgelopen, dan zullen we de gegevens verwijderen.

Aan wie geven we de gegevens?

Alleen als dat nodig is, geven wij andere personen jullie gegevens. Zo geven wij jouw naam en geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres aan de vereniging waar je graag wil gaan sporten of iets creatiefs wil gaan doen. Wij vragen die vereniging het telefoonnummer en e-mailadres alleen te gebruiken om contact met je op te nemen voor het geval jij om welke reden dan ook de weg naar de vereniging niet weet te vinden (terwijl die mogelijkheid er wel is)! Jouw naam en geboortedatum geven we ook aan de winkel voor de spullen die jij nodig hebt. Jullie gegevens worden opgeslagen in AFAS, ons aanvraag- en registratiesysteem.

Als gekozen is voor judo, delen we je gegevens (voornaam, achternaam, geslacht, adres/woonplaats, e-mailadres, geboortedatum, judoclub en de start- einddatum van het lidmaatschap) met Judo Bond Nederland (JBN). Je bent naast lid van de judoclub, ook lid van de JBN.

Ook kan het zijn dat een gemeente of andere instantie jouw gegevens ontvangt in verband met het onderzoek (bijvoorbeeld naar of het geld dat ze ons geven wel goed terecht komt) dat wij hierboven omschreven. KWIZ is een bureau dat veel door gemeentes wordt ingeschakeld om dat onderzoek uit te voeren. Met KWIZ hebben wij afspraken gemaakt over het op veilige (versleutelde) wijze aanleveren van de persoonsgegevens bij KWIZ.

Daarnaast verkrijgt ook de persoon of instelling die jou bij ons heeft aangemeld (jouw intermediair), jullie gegevens.

Ouderaanvragen

Als je in Amsterdam of Weesp woont én een Stadspas hebt, kun je zelf een aanvraag bij ons doen. Er is dan dus geen tussenkomst van een intermediair. Zelf een aanvraag doen kan via de website aanvragen.jeugdfondssportencultuur.nl/amsterdam. Je laat dan zelf alle benodigde gegevens bij ons achter zodat wij de aanvraag voor jouw kind(eren) kunnen starten.

Je kunt je aanvraag pauzeren en tijdelijk opslaan. Als je dit doet, bewaren wij je gegevens 14 dagen zodat jij de aanvraag af kan ronden. Indien je de aanvraag niet binnen 14 dagen afrondt, verwijderen wij je gegevens.

Als je zelf een aanvraag doet met je Stadspas heeft de bouwer van de website waar je de aanvraag doet ook toegang tot jouw gegevens.

Welke rechten hebben jij en je ouders?

Allereerst is het belangrijk om te vermelden dat jij en je ouder(s)/verzorger(s) met al jullie vragen altijd bij ons terecht kunnen. We hebben een telefoonnummer en e-mailadres voor deze vragen en de rechten die jullie hebben (zie hieronder):

Telefoonnummer: 020 – 6957848

E-mailadres: info@jeugdfondssportencultuur.nl

Je neemt dan contact op met de helpdesk van de Stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland.

In het bijzonder wijzen wij je erop dat jij en je ouder(s)/verzorger(s):

• Altijd kunnen navragen welke gegevens wij van jullie hebben opgeslagen (recht van inzage);
• Altijd bij ons terecht kunnen wanneer bepaalde gegevens die we opslaan onjuist zijn (recht op rectificatie);
• Een verzoek kunnen doen om bepaalde persoonsgegevens te verwijderen (recht op gegevenswissing);
• Ons altijd kunnen laten weten dat jullie het niet eens zijn met het gebruik van bepaalde gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang en dat willen stoppen (recht van bezwaar);
• Ons kunnen verzoeken het gebruiken van jullie gegevens tijdelijk te stoppen (recht op beperking van de verwerking);
• Ons kunnen vragen ervoor te zorgen dat bepaalde gegevens van jou in een digitaal pakketje worden gestopt zodat die aan een andere organisatie kunnen worden gegeven (recht op gegevensoverdraagbaarheid).

Ook hebben jullie het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Veel plezier bij je sport- of creatieve activiteit!

Met vriendelijke groet,

Stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland