WIJ GEBRUIKEN PERSOONSGEGEVENS
Privacystatement kinderen en ouder(s)/verzorger(s)
Versie: juli 2024.
Hé!
Jij wil graag met hulp van ons op voetbal, muziekles, turnen, streetdance, judo, theaterles of een andere sportieve of creatieve activiteit. Om jouw aanvraag te beoordelen en je goed te kunnen helpen, vragen wij gegevens van jou en je ouder(s)/verzorger(s). Die hebben wij verkregen via een tussenpersoon die we intermediair noemen Dat kan zijn een persoon die bekend is met jou en/of je familie, zoals een leerkracht, buurtsportcoach, schuldhulpverlener of een grotere organisatie met wie wij samenwerken, zoals Stichting Leergeld of Stichting samen is niet Alleen. Ook kan het zijn dat we jouw gegevens hebben verkregen via een aanvraagformulier dat jouw ouder/verzorger online heeft ingevuld (via hulp.jeugdfondssportencultuur.nl) of via het platform Sam& (www.samenvoorallekinderen.nl) waarbij wij zijn aangesloten.
Maar, deze gegevens zijn privé. Wij willen jou en je ouder(s)/verzorger(s) goed informeren over wat wij allemaal doen met jullie gegevens.
Eerst nog even: wie zijn wij? Wij zijn Stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland (landelijke stichting). Wij werken samen met een stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur bij jullie in de buurt (lokale stichting) om zoveel mogelijk kinderen te kunnen helpen. Naam en contactgegevens van alle lokale stichtingen vind je op jeugdfondssportencultuur.nl/mijn-fonds. De landelijke stichting én de lokale stichtingen hebben toegang tot de gegevens van jou en je ouder(s)/verzorger(s). Wij (de landelijke stichting en de lokale stichtingen) zijn er samen verantwoordelijk voor om de wetten en regels na te leven die gaan over de bescherming van jullie gegevens. Onderling hebben wij de verantwoordelijkheden wel verdeeld. Wil je weten wie precies waar verantwoordelijk voor is, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die zijn te vinden onder “Welke rechten hebben jij en je ouders?”, onderaan dit bericht.
Welke gegevens en waarom hebben wij deze nodig (doeleinden)?
| Gegevens | Waarom (doeleinden)? |
| Jouw naam | Met alleen ‘hallo’ wordt het wel heel onpersoonlijk. Om te beoordelen of wij je kunnen helpen en om onze hulp ook te geven, willen wij weten wie je bent. Ook gebruiken wij jouw naam om met jou te communiceren over jouw aanvraag, onze hulp en een eventuele herhaalaanvraag. Ten slotte gebruiken wij jouw naam om te controleren of je nog van onze steun gebruik maakt |
| Gegevens over waar je woont (adres, woonplaats) | Dit is nodig zodat wij kunnen beoordelen of wij je kunnen helpen, onze hulp te geven en met je te kunnen communiceren. |
| E-mailadres/telefoonnummer | Dit is nodig zodat wij je een bericht kunnen mailen of je kunnen bellen. Dat zullen wij voornamelijk doen (i) om jou te helpen om aan een activiteit deel te nemen, of attributen te kopen, (ii) om jou eraan te herinneren om een nieuwe aanvraag te doen om te kunnen blijven sporten of iets met cultuur te doen en (iii) om te kunnen controleren of je nog van onze hulp gebruik maakt. Daarnaast sturen wij deze gegevens naar de sport- of cultuurclub. Dat leggen we bij “Aan wie geven we de gegevens” hieronder verder uit. |
| Geslacht | In sommige gevallen hebben wij dit nodig omdat wij verantwoording moeten afleggen aan partijen waarvan wij geld ontvangen. |
| Geboortedatum | Om te beoordelen of wij je kunnen helpen en om onze hulp ook te geven, willen wij graag weten hoe oud je bent. |
| Gegevens over het inkomen van jouw ouder(s)/verzorger(s) Motivatie (reden voor de aanvraag) |
Dit is nodig om te bepalen of wij je kunnen helpen. |
| Gegevens over deelname aan speciale regelingen van de gemeente waar jij woont
Bijvoorbeeld een ‘stadspas’ |
Ook dit is nodig om te bepalen of wij je kunnen helpen. |
| Informatie over de sport- of cultuuractiviteit, eventueel gegevens over benodigde attributen (zoals voetbalschoenen of een balletpakje) en gegevens over de hoogte en duur van onze steun | Wij kunnen je niet helpen als we niet weten wat je gaat doen en wat je daarvoor nodig hebt: bij de beoordeling van jouw aanvraag en het geven van onze hulp hebben wij deze gegevens nodig. Ook gebruiken we de hiernaast vermelde gegevens om te controleren of je nog sport of nog deelneemt aan een culturele activiteit en om je eraan te herinneren een herhaalaanvraag te doen. |
| Administratienummer | Je bent natuurlijk geen nummer, maar je krijgt bij ons wel een nummer omdat dat nodig is voor onze administratie en het uitvoeren van onze hulp. |
Nadat wij de gegevens van jou hebben gekregen, moeten wij die vanwege financieel administratieve (wettelijke) bewaarverplichtingen soms nog bewaren.
Verder gebruiken wij bepaalde gegevens omdat wij moeten kunnen verantwoorden waaraan het geld is besteed waarmee we jou helpen.
Daarnaast gebruiken wij soms enkele van jouw gegevens om vragen van jou of van de intermediairs te beantwoorden die gaan over de hulp die wij aan jullie geven.
Pilot Amsterdam
In het kader van een pilot worden ouders die een lopende aanvraag hebben voor het schooljaar 2023-2024 eenmalig voor aanvang van het nieuwe schooljaar per e-mail benaderd
met aanvullende informatie over de mogelijkheden bij Jeugdfonds Sport & Cultuur Amsterdam.
Mogen we deze gegevens wel van jullie (op)vragen en bewaren?
Terechte vraag! Het antwoord is ja. Een deel van deze gegevens hebben wij nodig om een overeenkomst met jou uit te voeren: wij verplichten onszelf jou ten slotte iets te geven. Andere gegevens, zoals jouw geboortedatum en gegevens over het inkomen van jouw ouders, bewaren wij omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Zonder deze gegevens kunnen wij namelijk geen kinderen helpen en niet beoordelen of wij kinderen kunnen helpen, en dat willen wij nu juist zo graag. Ook kan het zijn dat wij de gegevens gebruiken omdat een andere partij (bijvoorbeeld de gemeente) daarbij een gerechtvaardigd belang heeft. Het gaat dan om een partij die de gegevens wil gebruiken voor onderzoek. Daarbij blijft jullie privacy voor ons wel het allerbelangrijkste.
Ben je het er niet mee eens dat wij deze gegevens verzamelen en bewaren dan kun je ons altijd vragen daarmee te stoppen (recht van bezwaar). Hoe dat kan leggen we hieronder uit.
Hoe lang bewaren we de gegevens?
Wij bewaren jouw gegevens en die van je ouder(s)/verzorger(s) 10 jaar na afloop van de verantwoordingstermijn waarbinnen de aan ons toegekende subsidie wordt verkregen en waarbinnen de aanvraag is gedaan. Een verantwoordingstermijn duurt maximaal 4 jaar. Is deze bewaartermijn afgelopen, dan zullen we de gegevens verwijderen.
Aan wie geven we de gegevens?
Alleen als dat nodig is, geven wij jouw gegevens aan derde partijen. Zo geven wij jouw naam en geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres aan de vereniging waar je graag wil gaan sporten of iets creatiefs wil gaan doen. Wij vragen die vereniging het telefoonnummer en e-mailadres alleen te gebruiken om contact met je op te nemen voor het geval jij om welke reden dan ook de weg naar de vereniging niet weet te vinden (terwijl die mogelijkheid er wel is)! Jouw naam en geboortedatum geven we ook aan de winkel voor de spullen die jij nodig hebt.
Daarnaast verkrijgt indien van toepassing, ook de persoon of instelling die jou bij ons heeft aangemeld (jouw intermediair), jouw gegevens. Als contact wordt opgenomen met de servicedesk van dit aanvraag- en registratiesysteem over een technisch probleem bij een aanvraag, kan de beheerder van de servicedesk software jouw gegevens inzien.
Jouw gegevens worden opgeslagen in ons aanvraag- en registratiesysteem, de beheerder van dit systeem heeft inzage in jouw gegevens.
Ook kan het zijn dat een gemeente of andere instantie jouw gegevens ontvangt in verband met onderzoek (bijvoorbeeld naar of het geld dat waarmee ze ons steunen ook goed terecht komt). Daar werken wij alleen aan mee, wanneer die partij ons de garantie geeft dat de gegevens versleuteld worden zodat deze niet direct herleidbaar zijn naar jou.
Judo
Als gekozen is voor judo, delen we je gegevens (voornaam, achternaam, geslacht, adres/woonplaats, e-mailadres, geboortedatum, judoclub en de start- einddatum van het lidmaatschap) met Judo Bond Nederland (JBN). Je bent naast lid van de judoclub, ook verplicht lid van de JBN.
Pilot 2024 met Stichting Leergeld en met Stichting Jarige Job
In het jaar 2024 werken wij als test in 10 gemeenten samen met Stichting Leergeld (leergeld.nl) en in heel Nederland met Stichting Jarige Job (stichtingjarigejob.nl). Alleen als jouw ouder/verzorger toestemming geeft aan de intermediair om naast hulp van het Jeugdfonds ook op andere gebieden hulp te ontvangen, dan geven wij jouw gegevens aan die stichtingen door. Deze stichtingen nemen vervolgens zelf contact met jouw ouder/verzorger op. Deze Stichtingen kunnen jou helpen. Leergeld kan bijvoorbeeld helpen met schoolspullen, een laptop of een fiets. Stichting Jarige Job kan helpen door het geven van een verjaardagsbox.
Verwerkers
Ook andere organisaties die wij hebben ingeschakeld om ons te helpen, kunnen jouw gegevens ontvangen als dat nodig is zodat wij jou kunnen helpen.
Internationale doorgifte
Het Jeugdfonds maakt gebruik van diensten van verwerkers die hoofdzakelijk hun servers binnen de EER (Europese Economische Ruimte) hebben staan. Daarnaast worden er gegevens verwerkt in landen buiten de EER vanwege ICT-systemen. Dit gebeurt zo min mogelijk en alleen als er voldoende waarborgen zijn om aan te kunnen nemen dat de doorgifte past binnen de wet- en regelgeving.
Ouderaanvragen
Stadspas
Als je in Amsterdam of Weesp woont én een Stadspas hebt, kan jouw ouder/verzorger voor jou, zonder intermediair, zelf een aanvraag bij ons doen. Zelf een aanvraag doen kan via de website aanvragen.jeugdfondssportencultuur.nl/amsterdam. Jouw ouder/verzorger laat dan zelf alle benodigde gegevens bij ons achter zodat wij de aanvraag voor jou kunnen starten.
Ouderaanvraagroute
Als je via de website hulp.jeugdfondssportencultuur.nl een aanvraag doet, wordt er gezocht naar een intermediair bij jou op school of in de buurt. Als de intermediair gevonden is en deze aan jouw aanvraag is gekoppeld, ontvangt de intermediair jouw gegevens.
De beheerder van de website waar jouw ouder/verzorger de aanvraag doet, heeft toegang tot jouw gegevens. Het doen van de aanvraag kan gepauzeerd worden, de tot dan toe ingevulde gegevens worden dan tijdelijk opgeslagen. Als je dit doet, bewaren wij de ingevulde gegevens 14 dagen zodat jij de aanvraag af kan ronden. Indien je de aanvraag niet binnen 14 dagen afrondt, verwijderen wij en de beheerder van de website, jouw gegevens.
Welke rechten hebben jij en je ouders?
Allereerst is het belangrijk om te vermelden dat jij en je ouder(s)/verzorger(s) met al jullie vragen altijd bij ons terecht kunnen. We hebben een telefoonnummer en e-mailadres voor deze vragen en de rechten die jullie hebben (zie hieronder):
Telefoonnummer: 020 – 6957848
E-mailadres: info@jeugdfondssportencultuur.nl
Je neemt dan contact op met de helpdesk van de Stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland.
In het bijzonder wijzen wij je erop dat jij en je ouder(s)/verzorger(s):
- Altijd kunnen navragen welke gegevens wij van jou hebben opgeslagen (recht van inzage);
- Altijd bij ons terecht kunnen wanneer bepaalde gegevens die we opslaan onjuist zijn (recht op rectificatie);
- Een verzoek kunnen doen om bepaalde persoonsgegevens te verwijderen (recht op gegevenswissing);
- Ons altijd kunnen laten weten als je het niet eens bent met het gebruik van bepaalde gegevens en dat willen stoppen (recht van bezwaar);
- Ons kunnen verzoeken het gebruiken van jouw gegevens tijdelijk te stoppen (recht op beperking van de verwerking);
- Ons kunnen vragen ervoor te zorgen dat bepaalde gegevens van jou in een digitaal pakketje worden gestopt zodat die aan een andere organisatie kunnen worden gegeven (recht op gegevensoverdraagbaarheid).
Ook hebben jullie het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Veel plezier bij je sport- of creatieve activiteit!
Met vriendelijke groet,
Stichting Jeugdfonds Sport & Cultuur Nederland
